Aviso de protección de datos (KVKK)

Introducción

De conformidad con el artículo 20 de la Constitución de la República de Turquía, toda persona tiene derecho a solicitar la protección de sus datos personales. Este derecho incluye el derecho a ser informado sobre los datos personales que le conciernen, a acceder a ellos, a solicitar su rectificación o supresión, y a conocer si dichos datos se están utilizando de acuerdo con los fines previstos.

La Ley de Protección de Datos Personales n.º 6698 (“Ley KVK”) regula la protección de los derechos y libertades fundamentales de las personas en el tratamiento de datos personales, así como las obligaciones, procedimientos y principios que deben seguir las personas físicas y jurídicas que tratan dichos datos. El objetivo de esta Política, preparada en este contexto, es garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la Ley KVK.

Esta Política regula la protección de los datos personales de candidatos a empleados, accionistas de la empresa, funcionarios de la empresa, visitantes, empleados de instituciones con las que colaboramos, sus accionistas y funcionarios, así como de terceros. La protección de los datos personales de nuestros empleados se gestiona bajo la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de los Empleados de ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş., redactada en paralelo con los principios establecidos en esta Política.

En caso de conflicto entre la Ley KVK y la legislación pertinente, y la Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de Asdenar Rulman Ticaret ve Sanayi A.Ş., prevalecerá la legislación vigente.

1. Objetivo

Con el fin de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas, especialmente la privacidad de la vida privada, en el tratamiento de datos personales, y de regular los procedimientos y principios que deben seguir las personas físicas y jurídicas que tratan datos personales, ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş. (“Asdenar”) Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (“Política”) ha sido preparada.

A través de esta Política, Asdenar se compromete a llevar a cabo y desarrollar sus actividades de conformidad con los principios establecidos en la Ley KVK.

2. Alcance

Los titulares de los datos personales tratados en el marco de esta Política se categorizan de la siguiente manera:

En relación con el proceso de tratamiento de los datos personales de los empleados de Asdenar, ya sea total o parcialmente automatizado, o mediante medios no automatizados siempre que formen parte de un sistema de registro de datos, se ha elaborado la "Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales de los Empleados de Asdenar", por separado de esta Política.

3. Definiciones

Las definiciones utilizadas en esta Política se encuentran a continuación:

4. Principios generales relativos al procesamiento de datos personales

De conformidad con el artículo 3 de la Ley KVK, cualquier operación realizada sobre los datos, como la obtención, registro, almacenamiento, conservación, modificación, reorganización, divulgación, transferencia, adquisición, puesta a disposición, clasificación o impedimento de uso de datos personales, ya sea total o parcialmente automatizada o no automatizada siempre que forme parte de un sistema de registro de datos, entra en el ámbito del tratamiento de datos personales.

Es obligatorio cumplir con los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

1. Cumplimiento de la ley y de las normas de buena fe

Nuestra empresa lleva a cabo sus actividades de tratamiento de datos personales de acuerdo con la ley y las reglas de buena fe, en cumplimiento de la Constitución, la Ley KVK y la legislación pertinente.

1. Ser exactos y, cuando sea necesario, estar actualizados

Nuestra empresa toma todas las medidas administrativas y técnicas necesarias para garantizar la exactitud y la actualización de los datos personales mientras lleva a cabo actividades de tratamiento de datos.

1. Procesamiento para fines determinados, explícitos y legítimos

Nuestra empresa determina de manera clara y precisa el propósito del tratamiento de datos personales antes de comenzar cualquier actividad de tratamiento.

1. Ser pertinentes, limitados y proporcionados para los fines para los que se procesan

Nuestra empresa procesa los datos personales solo en la medida necesaria para lograr los fines establecidos. No se llevan a cabo actividades de tratamiento de datos bajo la suposición de que podrían ser utilizados en el futuro.

1. Conservación durante el período previsto en la legislación pertinente o necesario para los fines para los que se procesan.

Nuestra empresa conserva los datos personales durante el tiempo estipulado por la Ley de Protección de Datos Personales (KVKK) y la legislación pertinente, o durante el tiempo necesario para los fines de las actividades de procesamiento de datos.

5. Condiciones para el tratamiento de datos personales

Nuestra empresa puede procesar datos personales y datos personales de categoría especial con el consentimiento explícito del titular de los datos, o sin dicho consentimiento en los casos previstos en los artículos 5 y 6 de la Ley KVKK.

5.1. Procesamiento de datos personales

Nuestra empresa lleva a cabo sus actividades de procesamiento de datos personales de acuerdo con las condiciones de procesamiento establecidas en el artículo 5 de la Ley KVKK:

1. Que esté expresamente previsto en las leyes.
2. Que sea necesario para la protección de la vida o la integridad física de la propia persona o de otra, cuando esta no pueda dar su consentimiento debido a una imposibilidad física o cuando su consentimiento no tenga validez legal.
3. Que sea necesario el tratamiento de los datos personales de las partes de un contrato, siempre que esté directamente relacionado con la celebración o ejecución del mismo.
4. Que sea necesario para que nuestra empresa cumpla con sus obligaciones legales.
5. Que los datos hayan sido hechos públicos por el propio titular de los datos personales.
6. Que el tratamiento de datos sea necesario para el establecimiento, ejercicio o protección de un derecho.
7. Que el tratamiento de datos sea necesario para los intereses legítimos de nuestra empresa, siempre que no vulnere los derechos y libertades fundamentales del titular de los datos personales.

5.2. Procesamiento de datos personales de categoría especial:

Nuestra empresa lleva a cabo el procesamiento de datos personales de categoría especial, los cuales conllevan un riesgo de discriminación si se procesan ilegalmente, de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 6 de la Ley KVKK. Está prohibido procesar datos personales de categoría especial sin el consentimiento explícito del titular de los datos. Sin embargo, siempre que se adopten las medidas adecuadas determinadas por la Junta de Protección de Datos Personales (KVKK), los datos personales de categoría especial pueden procesarse sin el consentimiento explícito del titular en los siguientes casos:

1. Tratamiento de datos personales de salud:

Los datos de salud personales pueden procesarse siempre que se cumplan las siguientes condiciones: (i) adoptar las medidas adecuadas previstas por el Ministerio de Salud, (ii) actuar de acuerdo con los principios generales, (iii) estar sujeto a la obligación de confidencialidad, y siempre que exista una de las siguientes situaciones:

– Consentimiento explícito por escrito del titular de los datos personales

– Protección de la salud pública

– Medicina preventiva

– Prestación de servicios de diagnóstico médico, tratamiento y atención,

– Planificación y gestión de servicios de salud y su financiación

1. Tratamiento de categorías especiales de datos personales distintos de los relativos a la salud y la vida sexual

Los datos dentro de este alcance solo podrán procesarse si existe el consentimiento explícito del titular de los datos personales o en los casos previstos por la ley.

5.3. Categorización de los datos personales procesados por nuestra empresa

Categorías de datos personales procesados por Asdenar

5.3. Categorización de los datos personales procesados por nuestra empresa

6. Garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos personales

Nuestra empresa, de conformidad con el artículo 12 de la Ley de Protección de Datos Personales (KVKK), adopta todas las medidas técnicas y administrativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado con el fin de evitar el procesamiento y acceso ilegal a los datos personales que trata, así como para asegurar su custodia.

6.1. Medidas Técnicas Adoptadas para Garantizar el Procesamiento Legal de Datos Personales y Prevenir el Acceso Ilegal

Asdenar ha tomado todas las medidas de seguridad técnicas y tecnológicas para proteger los datos personales y los mantiene bajo protección frente a posibles riesgos.

Para este propósito:

– Adopta medidas técnicas en la medida en que la tecnología lo permite,

– Emplea a personas expertas en temas técnicos y/o recibe servicios externos en estas áreas,

– Realiza auditorías a intervalos regulares sobre la implementación de las medidas adoptadas,

– Crea el software y la infraestructura necesarios para garantizar la seguridad,

– Limita el acceso a los datos que se procesan dentro de Asdenar,

– Utiliza un programa de respaldo conforme a la ley para garantizar que los datos personales se almacenen de forma segura,

– Utiliza software que incluye sistemas de protección antivirus.

6.2. Medidas administrativas adoptadas para garantizar el tratamiento lícito de los datos personales y evitar el acceso ilegal

– Formación y concienciación de los empleados de la empresa sobre la Ley de Protección de Datos Personales (KVK),

– En los casos en que se produzca una transferencia de datos personales, asegurar la inclusión de cláusulas en los contratos celebrados con los destinatarios de los datos que garanticen que la parte receptora cumplirá con la seguridad de los datos,

– Identificación de los requisitos necesarios para el cumplimiento de la Ley KVK y elaboración de procedimientos internos para su implementación.

6.3. Medidas a adoptar en caso de divulgación ilegal de datos personales Medidas

En caso de que los datos personales tratados sean obtenidos por terceros a través de medios ilegales, nuestra Empresa notificará esta situación al titular de los datos correspondiente y a la Autoridad de Protección de Datos Personales (KVK) en el menor tiempo posible.

7. Fines del tratamiento y plazos de conservación de los datos personales

7.1. Finalidades del tratamiento de datos personales

Los datos personales son tratados por nuestra Empresa dentro del marco de las siguientes finalidades:

– Creación y realización de solicitudes de pruebas provenientes de clientes,

– Gestión de los trámites de seguimiento de los accionistas, determinación de los participantes en la asamblea general y realización de los trámites de registro,

– Gestión de la recepción de mercancías, registro de identificación y notificaciones de materiales en el sistema, seguimiento de compras de bienes y servicios, y seguimiento de empresas de transporte,

– Recepción de pedidos de clientes y cumplimentación de formularios de encuestas de evaluación por parte del cliente,

– Seguimiento de clientes e introducción de información de clientes en el sistema, y realización de estudios de descuentos por rendimiento del cliente,

– Seguimiento de las certificaciones de obra de subcontratistas, seguimiento de pagos a subcontratistas y gestión de subcontratistas.

– Investigación de personas sospechosas que son candidatos a proveedores,

– Registro y auditoría de proveedores, recopilación de documentos necesarios para licitaciones, realización de análisis financieros del proveedor,

– Prestación de servicios de seguros y financiación, realización de las gestiones necesarias para el mantenimiento del negocio,

– Realización de las gestiones necesarias para el cobro de nuestras cuentas por cobrar, incluyendo, pero no limitado a, pedidos por correo (mail order),

– Emisión de facturas por nuestros servicios y envío de facturas electrónicas (e-arşiv) a las direcciones de correo electrónico que nos haya facilitado,

– Adquisición de servicios tecnológicos en áreas que no proporcionamos directamente y que no forman parte de nuestra especialidad,

– Establecimiento de conciliaciones financieras con nuestros socios comerciales y/o terceros en relación con nuestros productos y servicios,

– Gestión de los procesos relacionados con los candidatos a empleados,

– Gestión de los procesos relacionados con los candidatos a pasantes,

– Ejecución/seguimiento de los procesos de informes financieros y gestión de riesgos,

– Ejecución/seguimiento de asuntos y procedimientos legales,

– Planificación y ejecución de las actividades de auditoría necesarias para garantizar que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con los procedimientos de nuestra empresa y la legislación pertinente,

– Provisión de información a las instituciones y organismos autorizados conforme a la legislación,

– Planificación y ejecución de actividades de sostenibilidad corporativa,

– Realización de trabajos orientados a la protección de la reputación de nuestra empresa,

– Gestión de procesos de solicitudes y reclamaciones,

– Planificación y ejecución de actividades de gestión corporativa y comunicación,

– Creación y seguimiento de registros de visitantes,

– Control de entradas y salidas del lugar de trabajo y toma de huellas dactilares para garantizar la seguridad,

– Mantenimiento de grabaciones de cámaras de seguridad para la creación de registros de seguridad.

7.2. Periodos de conservación de datos personales

Nuestra empresa determina si la legislación pertinente prevé un plazo para la conservación de los datos personales. Si se ha previsto un plazo en la legislación pertinente, se respetará dicho plazo; en caso de que no se haya previsto ningún plazo, los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para los fines para los que fueron tratados. Una vez finalizada la finalidad del tratamiento de los datos personales y transcurridos los plazos de conservación determinados por la legislación pertinente y/o por nuestra Empresa, los datos solo podrán conservarse con el fin de servir como prueba en posibles litigios legales, para hacer valer el derecho relacionado con el dato personal o para establecer una defensa. Nuestra empresa no conserva datos personales basándose en la posibilidad de utilizarlos en el futuro.

8. Supresión, destrucción y anonimización de datos personales

De conformidad con el artículo 7 de la Ley KVK, aunque los datos personales hayan sido tratados de acuerdo con la legislación pertinente, si desaparecen los motivos que requieren su tratamiento, los datos personales serán eliminados, destruidos o anonimizados por nuestra Empresa, ya sea de oficio o a petición del titular de los datos personales.

Los procedimientos y principios relativos a este asunto se llevarán a cabo de acuerdo con la Ley KVK y la legislación secundaria que sirve de base para esta Ley.

8.1. Técnicas de eliminación y destrucción de datos personales

Los datos personales tratados dentro de nuestra empresa, de acuerdo con el Reglamento sobre la Eliminación, Destrucción o Anonimización de Datos Personales;

1. i) Hacer que los datos personales sean inaccesibles e inutilizables de cualquier forma para los usuarios pertinentes (supresión de datos personales),
2. ii) Hacer que los datos personales sean inaccesibles, irrecuperables e inutilizables para los usuarios correspondientes (destrucción de datos personales),

Se eliminarán de forma segura de los sistemas físicos con el fin de cumplir con dicho propósito.

8.2. Técnicas de anonimización de datos personales

Se refiere a hacer que los datos personales no puedan ser asociados de ninguna manera con una persona física identificada o identificable, incluso mediante su comparación con otros datos. En el marco de la Ley KVK y la legislación pertinente, se utilizarán métodos seguros para la anonimización de los datos personales, incluyendo, pero no limitándose a, el enmascaramiento, la derivación de datos y el uso de seudónimos.

9. Terceros a quienes se transfieren los datos personales y fines de la transferencia

Los procedimientos y principios que se aplicarán en las transferencias de datos personales están regulados en los artículos 8 y 9 de la Ley KVK, y los datos personales y los datos personales de categoría especial del titular de los datos pueden transferirse a terceros en el país y en el extranjero. Para la prestación de sus servicios, sus datos personales podrán ser tratados por Asdenar, incluyendo, pero no limitándose a, los casos exigidos por la Ley y otra legislación, reglamentos relacionados con las leyes, regulaciones de instituciones y organizaciones supervisoras y reguladoras, y autoridades públicas.

9.1. Transferencia de datos personales dentro del territorio nacional

De conformidad con el artículo 8 de la Ley KVK, la transferencia de datos personales dentro del territorio nacional será posible siempre que se cumpla una de las condiciones especificadas en la sección 6 de esta Política, titulada "Condiciones para el procesamiento de datos personales".

9.2. Transferencia de datos personales al extranjero

De conformidad con el artículo 9 de la Ley KVK, en caso de transferencia de datos personales al extranjero, además de cumplirse las condiciones relativas a las transferencias nacionales, se requiere la existencia de uno de los siguientes supuestos:

– Que el país al que se realizará la transferencia figure entre los países con protección adecuada declarados por la Junta de KVK, o

– En caso de que no exista una protección adecuada en el país de destino, que los responsables del tratamiento de datos en Turquía y en el país extranjero correspondiente se comprometan por escrito a garantizar una protección adecuada y cuenten con la autorización de la Junta de KVK.

9.3. Grupos de personas a los que nuestra empresa transfiere datos personales

Nuestra empresa, de conformidad con los artículos 8 y 9 de la Ley KVK y dentro del alcance de esta Política, puede transferir los datos personales de los titulares de los datos a los grupos de personas indicados a continuación, dentro del marco de los fines especificados:

10. Obligación de información de nuestra empresa

Nuestra Empresa, de conformidad con el artículo 10 de la Ley KVK (Ley de Protección de Datos Personales), debe informar a los titulares de los datos personales durante la recopilación de los mismos. En este contexto, nuestra Empresa cumple con su obligación de informar sobre los siguientes asuntos:

1. La denominación social de nuestra empresa en calidad de responsable del tratamiento,
2. Los fines para los cuales se tratarán los datos personales,
3. A quiénes y con qué fines se pueden transferir los datos personales tratados,
4. El método y la base legal para la recopilación de datos personales,
5. Los derechos del titular de los datos personales.
6. Derechos de los titulares de datos personales y ejercicio de dichos derechos

De conformidad con el artículo 13 de la Ley KVK, la evaluación de los derechos de los titulares de datos personales y la información necesaria a los mismos se lleva a cabo a través del Formulario de Solicitud del Titular de Datos de Asdenar, además de esta Política. Los titulares de datos personales pueden enviarnos sus quejas o solicitudes relacionadas con las actividades de procesamiento de sus datos personales dentro del marco de los principios especificados en el formulario correspondiente.

11.1. Derecho de Solicitud

De conformidad con el artículo 11 de la Ley KVK, cualquier persona cuyos datos personales sean procesados puede presentar una solicitud a nuestra Empresa para realizar peticiones sobre los siguientes temas relacionados con su persona:

1. Saber si sus datos personales están siendo tratados o no,
2. Solicitar información al respecto si sus datos personales han sido tratados,
3. Conocer la finalidad del tratamiento de sus datos personales y si se utilizan de acuerdo con dicha finalidad,
4. Conocer a los terceros a quienes se transfieren sus datos personales, ya sea dentro o fuera del país,
5. Solicitar la rectificación de sus datos personales en caso de que hayan sido tratados de forma incompleta o incorrecta, y solicitar que dicha operación sea notificada a los terceros a quienes se hayan transferido los datos,
6. Solicitar la supresión, destrucción o anonimización de sus datos personales cuando hayan desaparecido los motivos que justifican su tratamiento, y solicitar que dicha operación sea notificada a los terceros a quienes se hayan transferido los datos,
7. Oponerse a que se produzca un resultado adverso para el titular de los datos mediante el análisis de sus datos personales procesados exclusivamente a través de sistemas automatizados,
8. Solicitar la indemnización por daños y perjuicios en caso de sufrir un perjuicio debido al tratamiento ilícito de sus datos personales.

11.2. Situaciones Excluidas del Alcance del Derecho de Solicitud

De acuerdo con el artículo 28 de la Ley KVK, no será posible que los titulares de datos personales ejerzan sus derechos en los siguientes casos:

1. El tratamiento de datos personales por parte de personas físicas dentro del ámbito de actividades relacionadas exclusivamente con ellas mismas o con los miembros de su familia que conviven en el mismo domicilio, siempre que no se cedan a terceros y se cumplan las obligaciones relativas a la seguridad de los datos.
2. El tratamiento de datos personales con fines de investigación, planificación y estadística mediante su anonimización con fines estadísticos oficiales.
3. El tratamiento de datos personales con fines artísticos, históricos, literarios o científicos, o dentro del ámbito de la libertad de expresión, siempre que no infrinjan la defensa nacional, la seguridad nacional, la seguridad pública, el orden público, la seguridad económica, la privacidad de la vida privada o los derechos personales, y no constituyan un delito.
4. El tratamiento de datos personales en el marco de actividades preventivas, protectoras y de inteligencia llevadas a cabo por instituciones y organizaciones públicas autorizadas por ley para garantizar la defensa nacional, la seguridad nacional, la seguridad pública, el orden público o la seguridad económica.
5. El tratamiento de datos personales por parte de las autoridades judiciales o los órganos de ejecución en relación con procesos de investigación, enjuiciamiento, juicio o ejecución de sentencias.

De acuerdo con el párrafo 2 del artículo 28 de la Ley KVK, no será posible que los titulares de datos ejerzan sus derechos, excepto el derecho a solicitar la reparación de daños, en los siguientes casos:

1. Que el tratamiento de datos personales sea necesario para la prevención de delitos o para la investigación de delitos.
2. El tratamiento de datos personales que hayan sido hechos públicos por el propio interesado.
3. Que el tratamiento de datos personales sea necesario para el ejercicio de las funciones de supervisión o regulación, así como para investigaciones o procesos disciplinarios, por parte de instituciones y organizaciones públicas autorizadas por ley y organizaciones profesionales con carácter de institución pública.
4. Que el tratamiento de datos personales sea necesario para la protección de los intereses económicos y financieros del Estado en relación con cuestiones presupuestarias, fiscales y financieras.

11.3. Procedimiento de Respuesta

De conformidad con el artículo 13 de la Ley KVK, nuestra Empresa finalizará las solicitudes realizadas por el titular de los datos personales de forma gratuita, lo antes posible y, a más tardar, en un plazo de 30 (treinta) días, dependiendo de la naturaleza de la solicitud.

La solicitud del titular de los datos personales podrá ser rechazada en los casos que se indican a continuación:

1. Que obstaculice los derechos y libertades de otras personas,
2. Que requiera un esfuerzo desproporcionado,
3. Que la información sea de dominio público,
4. Que ponga en peligro la privacidad de terceros,
5. Existencia de uno de los casos excluidos del ámbito de aplicación de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales (KVKK).
6. Actividades de tratamiento de datos personales realizadas dentro de la empresa y actividades de tratamiento de datos realizadas a través del sitio web.

12.1. Vigilancia por Cámara y Toma de Huellas Dactilares dentro de la Empresa

Se llevan a cabo operaciones de vigilancia por cámara y toma de huellas dactilares dentro de nuestra Empresa para proteger los intereses relacionados con garantizar la seguridad de nuestra Empresa y de otras personas.

En línea con las regulaciones contenidas en la Ley KVK, esta Política se publica en nuestro sitio web con respecto a la actividad de vigilancia por cámara realizada por nuestra Empresa, y se colocan avisos de notificación en las entradas de las áreas donde se realiza la vigilancia.

No se realiza vigilancia en áreas que puedan interferir con la privacidad de las personas. Solo un número limitado de nuestros empleados y, en caso de ser necesario, los empleados de la empresa de seguridad proveedora, pueden acceder a las grabaciones de las cámaras de seguridad. Dichas personas con acceso a las grabaciones declaran, mediante un acuerdo de confidencialidad firmado, que protegerán la privacidad de los datos a los que acceden.

12.2. Entradas y salidas de clientes/visitantes que visitan la empresa

Se llevan a cabo actividades de procesamiento de datos personales para el seguimiento de las entradas y salidas de nuestros invitados que visitan nuestra empresa. Al obtener el nombre, apellido, teléfono, número de identificación nacional (TC) y dirección de correo electrónico de las personas que acuden a nuestra empresa, dichos datos se procesan únicamente para este fin y se registran en el sistema de registro en formato físico.

12.3. Visitantes del sitio web

Para que los visitantes de nuestro sitio web puedan realizar sus visitas de manera adecuada, se registran sus movimientos dentro del sitio (mediante medios técnicos, por ejemplo, cookies) con el fin de mostrarles contenido personalizado y realizar actividades de publicidad en línea. Las explicaciones detalladas sobre estas actividades de nuestra empresa se encuentran en los textos de las Políticas de Privacidad en nuestro sitio web.

Esta Política puede ser revisada por Asdenar cuando se considere necesario. En caso de revisión, la versión más actualizada de la Política se publicará en el sitio web de la Empresa.

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