Avis RGPD

Introduction

Conformément à l'article 20 de la Constitution de la République de Turquie, toute personne a le droit d'exiger la protection des données personnelles la concernant. Ce droit inclut le droit d'être informé sur les données personnelles, d'y accéder, d'en demander la rectification ou la suppression, et de savoir si elles sont utilisées conformément aux finalités prévues.

La loi n° 6698 sur la protection des données personnelles (« Loi KVK ») régit la protection des droits et libertés fondamentaux des personnes lors du traitement des données personnelles, ainsi que les obligations, procédures et principes à respecter par les personnes physiques et morales traitant ces données. L'objectif de cette Politique, élaborée à cet effet, est d'assurer la conformité aux obligations prévues par la loi KVK.

La présente Politique régit la protection des données personnelles des candidats à l'emploi, des actionnaires de la société, des dirigeants de la société, des visiteurs, ainsi que des employés, actionnaires et dirigeants des institutions avec lesquelles nous collaborons, et des tiers. La protection des données personnelles de nos employés est gérée conformément aux principes énoncés dans cette Politique, sous la Politique de protection et de traitement des données personnelles des employés d'ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş.

En cas de contradiction entre la loi KVK et les autres législations pertinentes et la Politique de protection et de traitement des données personnelles d'Asdenar Rulman Ticaret ve Sanayi A.Ş., la législation en vigueur prévaudra.

1. Objectif

Afin de protéger les droits et libertés fondamentaux des personnes, en particulier le droit à la vie privée, lors du traitement des données personnelles, et de réglementer les obligations, procédures et principes à respecter par les personnes physiques et morales traitant ces données, ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş. a préparé la (« Asdenar ») Politique de protection et de traitement des données personnelles (« Politique »).

La Politique adopte le principe selon lequel les activités menées par Asdenar doivent être maintenues et développées en conformité avec les principes énoncés dans la loi KVK.

2. Champ d'application

Dans le cadre de la présente Politique, les personnes concernées dont les données personnelles sont traitées sont classées comme suit :

En ce qui concerne le processus de traitement des données personnelles des employés d'Asdenar, qu'il soit entièrement ou partiellement automatisé ou non automatisé à condition de faire partie d'un système de fichiers, une « Politique de protection et de traitement des données personnelles des employés d'Asdenar » a été établie séparément de la présente Politique.

3. Définitions

Les définitions utilisées dans la présente Politique sont les suivantes :

4. Principes généraux relatifs au traitement des données personnelles

Conformément à l'article 3 de la loi KVKK, toute opération effectuée sur des données personnelles, telles que l'obtention, l'enregistrement, le stockage, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert, la prise en charge, la mise à disposition, la classification ou l'empêchement de l'utilisation, par des moyens entièrement ou partiellement automatisés ou par des moyens non automatisés faisant partie d'un système d'enregistrement de données, relève du traitement des données personnelles.

Le traitement des données personnelles doit respecter les principes suivants :

1. Conformité à la loi et aux règles de bonne foi

Notre entreprise mène ses activités de traitement des données personnelles conformément à la loi, aux règles de bonne foi et à la législation en vigueur, en commençant par la Constitution et la loi KVKK.

1. Exactitude et mise à jour si nécessaire

Lors de la réalisation des activités de traitement des données personnelles par notre entreprise, toutes les mesures administratives et techniques nécessaires sont prises pour garantir l'exactitude et la mise à jour des données personnelles.

1. Traitement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes

Notre entreprise détermine de manière claire et précise la finalité du traitement des données personnelles avant de commencer toute activité de traitement.

1. Adéquation, pertinence et limitation à ce qui est strictement nécessaire

Les données personnelles sont traitées par notre entreprise uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des finalités déterminées. Aucune activité de traitement n'est effectuée sur la base d'une hypothèse d'utilisation future.

1. Conservation pendant la durée prévue par la législation applicable ou nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées

Notre entreprise conserve les données personnelles pendant la durée prévue par la loi KVK et la législation pertinente, ou pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement des données.

5. Conditions de traitement des données personnelles

Notre entreprise peut traiter des données personnelles et des données personnelles de nature sensible avec le consentement explicite du titulaire des données, ou sans consentement explicite dans les cas prévus aux articles 5 et 6 de la loi KVK.

5.1. Traitement des données personnelles

Notre entreprise mène ses activités de traitement des données personnelles conformément aux conditions de traitement des données énoncées à l'article 5 de la loi KVK :

1. Prévu expressément par la loi.
2. Nécessaire à la protection de la vie ou de l'intégrité physique de la personne elle-même ou d'autrui, lorsque celle-ci est dans l'incapacité physique d'exprimer son consentement ou que son consentement n'est pas juridiquement valable.
3. Nécessaire au traitement des données personnelles des parties à un contrat, à condition que ce traitement soit directement lié à la conclusion ou à l'exécution dudit contrat.
4. Nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle notre entreprise est soumise.
5. Données rendues publiques par la personne concernée elle-même.
6. Nécessaire au traitement pour l'établissement, l'exercice ou la protection d'un droit.
7. Nécessaire au traitement pour les intérêts légitimes de notre entreprise, à condition de ne pas porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

5.2. Traitement des données personnelles de nature sensible :

Notre entreprise traite les données personnelles de nature sensible, qui présentent un risque de discrimination en cas de traitement illicite, conformément aux conditions de traitement des données énoncées à l'article 6 de la loi KVK. Le traitement de données personnelles de nature sensible sans le consentement explicite du titulaire des données est interdit. Toutefois, sous réserve de la mise en œuvre des mesures adéquates déterminées par le Conseil KVK, les données personnelles de nature sensible peuvent être traitées sans le consentement explicite du titulaire des données dans les cas suivants :

1. Traitement des données de santé personnelles :

Les données de santé personnelles peuvent être traitées en présence de l'une des conditions énumérées ci-dessous, à condition de : (i) prendre les mesures adéquates prévues par le ministère de la Santé, (ii) agir conformément aux principes généraux, et (iii) être soumis à une obligation de confidentialité :

– Consentement explicite écrit du titulaire des données personnelles

– Protection de la santé publique

– Médecine préventive

– Exécution de services de diagnostic médical, de traitement et de soins,

– Planification et gestion des services de santé et de leur financement

1. Traitement des catégories particulières de données personnelles autres que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle

Les données relevant de ce cadre ne seront traitées qu'avec le consentement explicite du titulaire des données personnelles ou dans les cas prévus par la loi.

5.3. Catégorisation des données personnelles traitées par notre entreprise

Catégories de données personnelles traitées par Asdenar

5.3. Catégorisation des données personnelles traitées par notre entreprise

6. Assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles

Conformément à l'article 12 de la loi KVK, notre société prend toutes les mesures techniques et administratives nécessaires pour assurer un niveau de sécurité approprié afin d'empêcher le traitement et l'accès illégaux aux données personnelles qu'elle traite, et pour garantir la conservation de ces données.

6.1. Mesures techniques prises pour assurer le traitement licite des données personnelles et empêcher tout accès illégal

Asdenar a pris toutes les mesures de sécurité techniques et technologiques pour protéger les données personnelles et les a placées sous protection contre les risques éventuels.

À cette fin :

– Elle prend des mesures techniques dans la mesure où la technologie le permet,

– Elle emploie des experts en la matière et/ou fait appel à des services externes,

– Elle effectue des audits réguliers sur l'application des mesures prises,

– Elle met en place les logiciels et l'infrastructure nécessaires pour assurer la sécurité,

– Elle limite l'accès aux données traitées au sein d'Asdenar,

– Elle utilise un programme de sauvegarde conforme à la loi pour assurer le stockage sécurisé des données personnelles,

– Elle utilise des logiciels incluant des systèmes de protection antivirus.

6.2. Mesures administratives prises pour assurer le traitement licite des données personnelles et empêcher tout accès illicite

– Formation et sensibilisation des employés de l'entreprise concernant la loi KVK (Loi sur la protection des données personnelles),

– Dans les cas de transfert de données personnelles, veiller à ce que les contrats conclus avec les parties destinataires incluent une clause garantissant que la partie destinataire assurera la sécurité des données,

– Identification des exigences de conformité à la loi KVK et élaboration de procédures internes pour leur mise en œuvre.

6.3. Mesures à prendre en cas de divulgation illicite de données personnelles Mesures

En cas d'obtention illicite de données personnelles traitées par des tiers, notre Société informera dans les plus brefs délais la personne concernée ainsi que l'Autorité de protection des données personnelles (KVK).

7. Finalités du traitement et durées de conservation des données personnelles

7.1. Finalités du traitement des données personnelles

Au sein de notre Société, les données personnelles sont traitées dans le cadre des finalités énumérées ci-dessous :

– Création et réalisation des demandes d'essais provenant des clients,

– Suivi des actionnaires, identification des participants aux assemblées générales et exécution des formalités d'enregistrement,

– Réception des marchandises, saisie des identifications et notifications de matériel dans le système, suivi des achats de biens et services, suivi des entreprises de transport,

– Réception des commandes clients, remplissage des formulaires d'enquête d'évaluation par le client,

– Suivi des clients et saisie des informations clients dans le système, réalisation des études de remises sur performance client,

– Suivi des situations de travaux des sous-traitants, suivi des paiements des sous-traitants, suivi des prestataires.

– Enquête sur les personnes suspectes étant des candidats fournisseurs,

– Enregistrement et audit des fournisseurs, collecte des documents nécessaires aux appels d'offres, analyse financière du fournisseur,

– Fourniture de services d'assurance et de financement, exécution des procédures nécessaires à l'entretien des activités,

– Exécution des procédures nécessaires au recouvrement de nos créances, y compris, mais sans s'y limiter, la vente par correspondance (mail order),

– Établissement de factures en contrepartie de nos services et transmission des factures électroniques (e-arşiv) aux adresses e-mail que vous nous avez communiquées,

– Recours à des services technologiques pour des sujets qui ne sont pas directement fournis par nous et qui sortent de notre domaine d'expertise,

– Établissement de rapprochements financiers concernant nos produits et services avec nos partenaires commerciaux et/ou des tiers,

– Gestion des processus relatifs aux candidats à l'embauche,

– Gestion des processus relatifs aux candidats stagiaires,

– Exécution/suivi des opérations de reporting financier et de gestion des risques,

– Exécution/suivi des affaires et procédures juridiques,

– Planification et exécution des activités d'audit nécessaires pour garantir que les activités sont menées conformément aux procédures de notre entreprise et à la législation en vigueur,

– Communication d'informations aux institutions et organismes autorisés conformément à la législation,

– Planification et exécution des activités de durabilité de l'entreprise,

– Réalisation d'actions visant à protéger la réputation de notre entreprise,

– Gestion des processus de demandes et de réclamations,

– Planification et exécution des activités de gouvernance d'entreprise et de communication,

– Création et suivi des registres des visiteurs,

– Contrôle des entrées et sorties des locaux et collecte d'empreintes digitales pour assurer la sécurité,

– Conservation des enregistrements de vidéosurveillance pour la création de journaux de sécurité.

7.2. Durées de conservation des données personnelles

Notre société détermine si une durée de conservation est prévue par la législation en vigueur pour les données personnelles. Si une durée est prévue, elle est respectée ; dans le cas contraire, les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées. Une fois la finalité du traitement terminée et les délais de conservation fixés par la législation et/ou par notre société expirés, les données ne pourront être conservées que pour servir de preuve en cas de litige juridique, pour faire valoir un droit lié à la donnée personnelle ou pour assurer la défense. Notre société ne conserve pas les données personnelles dans l'éventualité d'une utilisation future.

8. Suppression, destruction et anonymisation des données personnelles

Conformément à l'article 7 de la loi KVK (Loi sur la protection des données personnelles), bien que les données personnelles aient été traitées conformément à la législation, elles sont supprimées, détruites ou anonymisées par notre société, d'office ou à la demande du titulaire des données, lorsque les raisons justifiant leur traitement disparaissent.

Les procédures et principes relatifs à cette question seront mis en œuvre conformément à la loi KVK et à la législation secondaire qui en découle.

8.1. Techniques de suppression et de destruction des données personnelles

Les données personnelles traitées au sein de notre société sont, conformément au Règlement sur la suppression, la destruction ou l'anonymisation des données personnelles :

1. i) Rendre les données personnelles inaccessibles et inutilisables de quelque manière que ce soit pour les utilisateurs concernés (suppression des données personnelles),
2. ii) Rendre les données personnelles inaccessibles, irrécupérables et inutilisables pour les utilisateurs concernés (destruction des données personnelles),

Supprimées physiquement et en toute sécurité des systèmes à cette fin.

8.2. Techniques d'anonymisation des données personnelles

Cela désigne le processus consistant à rendre les données personnelles impossibles à associer à une personne physique identifiée ou identifiable, même par recoupement avec d'autres données. Dans le cadre de la loi KVK et de la législation pertinente, des méthodes sécurisées telles que le masquage, la dérivation de données, la pseudonymisation et d'autres méthodes non limitatives seront utilisées pour l'anonymisation des données personnelles.

9. Tiers auxquels les données personnelles sont transférées et finalités du transfert

Les procédures et principes applicables aux transferts de données personnelles sont régis par les articles 8 et 9 de la loi KVK, et les données personnelles ainsi que les données personnelles de nature particulière du titulaire peuvent être transférées à des tiers en Turquie et à l'étranger. Pour l'exécution de ses services, vos données personnelles pourront être traitées par Asdenar, notamment, mais sans s'y limiter, dans les cas rendus obligatoires par la loi et autres législations, les règlements relatifs aux lois, les réglementations des organismes de contrôle et de régulation, ainsi que par les autorités publiques.

9.1. Transfert de données personnelles au niveau national

Conformément à l'article 8 de la loi KVK, le transfert de données personnelles au niveau national sera possible à condition que l'une des conditions énoncées au chapitre 6 de la présente Politique, intitulé « Conditions de traitement des données personnelles », soit remplie.

9.2. Transfert de données personnelles à l'étranger

Conformément à l'article 9 de la loi KVK, en cas de transfert de données personnelles à l'étranger, outre le respect des conditions relatives aux transferts nationaux, l'une des conditions suivantes doit être remplie :

– Le pays vers lequel le transfert est effectué est reconnu par le Conseil KVK comme disposant d'un niveau de protection adéquat, ou

– En l'absence de protection adéquate dans le pays de destination, les responsables du traitement en Turquie et dans le pays étranger concerné s'engagent par écrit à assurer une protection adéquate et obtiennent l'autorisation du Conseil KVK.

9.3. Catégories de personnes auxquelles notre Société transfère des données personnelles

Notre Société peut transférer les données personnelles des titulaires de données, conformément aux articles 8 et 9 de la loi KVK et dans le cadre de la présente Politique, aux groupes de personnes indiqués ci-dessous et aux fins précisées :

10. Obligation d'information de notre Société

Conformément à l'article 10 de la loi KVK (Loi sur la protection des données personnelles), notre Société doit informer les titulaires de données personnelles lors de la collecte de celles-ci. Dans ce cadre, notre Société remplit son obligation d'information sur les points suivants :

1. La dénomination sociale de notre Société en qualité de responsable du traitement,
2. Les finalités du traitement des données personnelles,
3. Les destinataires des données personnelles traitées et les finalités de ces transferts,
4. La méthode et le fondement juridique de la collecte des données personnelles,
5. Les droits de la personne concernée par les données personnelles.
6. Droits des personnes concernées et exercice de ces droits

Conformément à l'article 13 de la loi KVK, l'évaluation des droits des titulaires de données personnelles et les informations nécessaires fournies aux titulaires sont effectuées via le Formulaire de demande du titulaire de données Asdenar, en plus de la présente Politique. Les titulaires de données personnelles peuvent nous faire parvenir leurs plaintes ou demandes concernant les activités de traitement de leurs données personnelles dans le cadre des principes énoncés dans le formulaire concerné.

11.1. Droit de demande

Conformément à l'article 11 de la loi KVK, toute personne dont les données personnelles sont traitées peut s'adresser à notre Société pour formuler des demandes concernant les sujets suivants la concernant :

1. Savoir si leurs données personnelles sont traitées ou non,
2. Demander des informations si leurs données personnelles ont été traitées,
3. Connaître la finalité du traitement de leurs données personnelles et si elles sont utilisées conformément à cette finalité,
4. Connaître les tiers auxquels leurs données personnelles sont transférées, en Turquie ou à l'étranger,
5. Demander la rectification de leurs données personnelles en cas de traitement incomplet ou inexact, et demander que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels les données personnelles ont été transférées,
6. Demander la suppression, la destruction ou l'anonymisation de leurs données personnelles lorsque les raisons justifiant leur traitement ont cessé d'exister, et demander que cette opération soit notifiée aux tiers auxquels les données personnelles ont été transférées,
7. S'opposer à une décision prise à l'encontre de la personne concernée résultant exclusivement de l'analyse de ses données traitées par des systèmes automatisés,
8. Demander réparation en cas de préjudice subi du fait d'un traitement illicite de ses données personnelles.

11.2. Situations exclues du champ d'application du droit de demande

Conformément à l'article 28 de la loi KVK, il ne sera pas possible pour les titulaires de données personnelles de faire valoir leurs droits dans les cas suivants :

1. Le traitement des données personnelles par des personnes physiques dans le cadre d'activités strictement personnelles ou liées aux membres de leur foyer, sous réserve de ne pas les transmettre à des tiers et de respecter les obligations relatives à la sécurité des données.
2. Le traitement des données personnelles à des fins de recherche, de planification et de statistiques, après anonymisation ou dans le cadre de statistiques officielles.
3. Le traitement des données personnelles à des fins artistiques, historiques, littéraires ou scientifiques, ou dans le cadre de la liberté d'expression, à condition de ne pas porter atteinte à la défense nationale, à la sécurité nationale, à la sécurité publique, à l'ordre public, à la sécurité économique, à la vie privée ou aux droits de la personnalité, et de ne pas constituer une infraction pénale.
4. Le traitement des données personnelles dans le cadre d'activités préventives, protectrices et de renseignement menées par des institutions et organismes publics habilités par la loi à assurer la défense nationale, la sécurité nationale, la sécurité publique, l'ordre public ou la sécurité économique.
5. Le traitement des données personnelles par les autorités judiciaires ou les services d'exécution des peines dans le cadre d'enquêtes, de poursuites, de procédures judiciaires ou d'exécution de peines.

Conformément au deuxième paragraphe de l'article 28 de la loi KVK, les titulaires de données ne pourront pas faire valoir leurs droits, à l'exception du droit de demander réparation du préjudice subi :

1. Le traitement des données personnelles lorsque cela est nécessaire pour prévenir la commission d'une infraction ou pour mener une enquête pénale.
2. Le traitement des données personnelles rendues publiques par la personne concernée elle-même.
3. Le traitement des données personnelles lorsque cela est nécessaire pour l'exercice des missions de contrôle ou de réglementation, ainsi que pour les enquêtes ou poursuites disciplinaires, par les institutions et organismes publics ou les organisations professionnelles à caractère public, en vertu des pouvoirs conférés par la loi.
4. Le traitement des données personnelles lorsque cela est nécessaire pour la protection des intérêts économiques et financiers de l'État en matière budgétaire, fiscale et financière.

11.3. Procédure de réponse

Conformément à l'article 13 de la loi KVK, notre Société traitera les demandes formulées par le titulaire des données personnelles gratuitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 30 (trente) jours, en fonction de la nature de la demande.

La demande du titulaire de données personnelles pourra être rejetée dans les cas indiqués ci-dessous :

1. Porter atteinte aux droits et libertés d'autrui,
2. Nécessiter un effort disproportionné,
3. Le fait que l'information soit une information publique,
4. Mettre en péril la vie privée d'autrui,
5. L'existence de l'un des cas exclus du champ d'application conformément à la loi KVKK.
6. Activités de traitement des données personnelles au sein de l'entreprise et activités de traitement des données sur le site web

12.1. Vidéosurveillance et prise d'empreintes digitales au sein de l'entreprise

Des opérations de vidéosurveillance et de prise d'empreintes digitales sont effectuées au sein de notre Société afin de protéger les intérêts liés à la sécurité de notre Société et d'autrui.

Conformément aux réglementations figurant dans la loi KVK, la présente Politique relative aux activités de vidéosurveillance menées par notre Société est publiée sur notre site internet, et des avis informant de la surveillance sont apposés aux entrées des zones surveillées.

Aucune surveillance n'est effectuée dans les zones susceptibles de porter atteinte à la vie privée. Les enregistrements des caméras de sécurité ne sont accessibles qu'à un nombre limité de nos employés et, en cas de besoin, aux employés de la société de sécurité prestataire. Les personnes ayant accès aux enregistrements déclarent, par le biais d'un engagement de confidentialité signé, qu'elles protégeront la confidentialité des données auxquelles elles ont accès.

12.2. Entrées et sorties des clients/visiteurs visitant l'entreprise

Une activité de traitement des données personnelles est réalisée pour le suivi des entrées et sorties des invités visitant notre entreprise. Lors de la collecte des nom, prénom, numéro de téléphone, numéro d'identification nationale et adresse e-mail des personnes se rendant dans notre entreprise, ces données sont traitées uniquement à cette fin et sont enregistrées dans le système de registre physique.

12.3. Visiteurs du site Internet

Les activités sur Internet au sein du site sont enregistrées (par des moyens techniques tels que les cookies) afin de permettre aux visiteurs de notre site Internet de naviguer conformément à leurs objectifs, de leur afficher des contenus personnalisés et de mener des activités de publicité en ligne. Des explications détaillées concernant ces activités de notre entreprise sont disponibles dans les textes de nos Politiques de confidentialité sur notre site Internet.

La présente Politique peut être révisée par Asdenar lorsque cela est jugé nécessaire. En cas de révision, la version la plus récente de la Politique sera publiée sur le site Internet de l'entreprise.

ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş.