Повідомлення про захист персональних даних (KVKK)

Вхід

Згідно зі статтею 20 Конституції Турецької Республіки, кожен має право вимагати захисту своїх персональних даних. Це право включає отримання інформації про власні персональні дані, доступ до них, запит на їх виправлення або видалення, а також отримання відомостей про те, чи використовуються вони відповідно до мети їх збору.

Закон № 6698 «Про захист персональних даних» («Закон про захист персональних даних») регулює захист основних прав і свобод осіб при обробці персональних даних, а також обов'язки, процедури та принципи, яких повинні дотримуватися фізичні та юридичні особи, що здійснюють таку обробку. Метою цієї Політики, розробленої відповідно до цього Закону, є забезпечення дотримання зобов'язань, передбачених Законом про захист персональних даних.

Ця Політика поширюється на захист персональних даних кандидатів на працевлаштування, акціонерів компанії, посадових осіб компанії, відвідувачів, працівників, акціонерів та посадових осіб установ, з якими ми співпрацюємо, а також третіх осіб. Захист персональних даних наших працівників здійснюється відповідно до «Політики захисту та обробки персональних даних працівників ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş.», яка була розроблена паралельно з принципами, викладеними в цій Політиці.

У разі виникнення суперечностей між Законом про захист персональних даних та іншим відповідним законодавством і Політикою захисту та обробки персональних даних Asdenar Rulman Ticaret ve Sanayi A.Ş., пріоритетну силу матимуть положення чинного законодавства.

1. Мета

З метою захисту основних прав і свобод осіб, зокрема права на недоторканність приватного життя, при обробці персональних даних, а також для регулювання обов'язків, процедур та принципів, яких повинні дотримуватися фізичні та юридичні особи, що здійснюють обробку персональних даних, компанією ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş. («Asdenar») Політика захисту та обробки персональних даних («Політика») була розроблена.

Ця Політика передбачає, що діяльність, яку здійснює Asdenar, має проводитися та розвиватися відповідно до принципів, викладених у Законі про захист персональних даних.

2. Сфера застосування

Суб'єкти персональних даних, чиї дані обробляються в межах цієї Політики, класифікуються наступним чином:

Щодо процесу обробки персональних даних працівників Asdenar, що здійснюється повністю або частково автоматизованими засобами, або неавтоматизованими засобами, за умови, що вони є частиною системи реєстрації даних, окремо від цієї Політики було розроблено «Політику захисту та обробки персональних даних працівників Asdenar».

3. Визначення

Визначення, що використовуються в цій Політиці, наведені нижче:

4. Загальні принципи обробки персональних даних

Відповідно до статті 3 Закону про захист персональних даних (KVK), будь-яка операція, що здійснюється з даними — отримання, запис, зберігання, утримання, зміна, перегрупування, розкриття, передача, отримання, надання доступу, класифікація або запобігання використанню — як повністю або частково автоматизованими засобами, так і неавтоматизованими засобами, за умови, що вони є частиною системи реєстрації даних, підпадає під поняття обробки персональних даних.

При обробці персональних даних необхідно дотримуватися таких принципів:

1. Відповідність законодавству та принципам доброчесності

Наша компанія здійснює діяльність з обробки персональних даних відповідно до закону та принципів доброчесності, згідно з Конституцією, Законом про захист персональних даних (KVK) та відповідним законодавством.

1. Точність та актуальність за необхідності

Під час здійснення діяльності з обробки персональних даних нашою компанією вживаються всі необхідні адміністративні та технічні заходи для забезпечення точності та актуальності персональних даних.

1. Обробка для визначених, чітких та законних цілей

Наша компанія чітко та однозначно визначає мету обробки персональних даних перед початком такої діяльності.

1. Бути пов'язаними з метою обробки, обмеженими та пропорційними

Наша компанія обробляє персональні дані лише в обсязі, необхідному для досягнення визначених цілей. Діяльність з обробки даних не здійснюється з припущенням, що вони можуть знадобитися в майбутньому.

1. Зберігатися протягом терміну, передбаченого відповідним законодавством або необхідного для мети, з якою вони обробляються

Наша компанія зберігає персональні дані протягом терміну, передбаченого Законом про захист персональних даних (KVK) та відповідним законодавством, або протягом часу, необхідного для цілей обробки даних.

5. Умови обробки персональних даних

Наша компанія може обробляти персональні дані та персональні дані особливої категорії за наявності явної згоди суб'єкта даних або у випадках, передбачених статтями 5 та 6 Закону про захист персональних даних (KVK), без отримання такої згоди.

5.1. Обробка персональних даних

Наша компанія здійснює діяльність з обробки персональних даних відповідно до умов обробки, викладених у статті 5 Закону про захист персональних даних (KVK):

1. Чітко передбачено законами.
2. Необхідність захисту життя або фізичної недоторканності особи чи іншої особи, яка через фактичну неможливість не може висловити свою згоду або чия згода не має юридичної сили.
3. Необхідність обробки персональних даних сторін договору за умови, що це безпосередньо пов'язано з укладенням або виконанням договору.
4. Необхідність для виконання нашою Компанією своїх юридичних зобов'язань.
5. Оприлюднення даних самим суб'єктом персональних даних.
6. Необхідність обробки даних для встановлення, здійснення або захисту прав.
7. Необхідність обробки даних для законних інтересів нашої Компанії за умови, що це не порушує основні права та свободи суб'єкта персональних даних.

5.2. Обробка персональних даних особливої категорії:

Наша компанія здійснює обробку персональних даних особливої категорії, які при незаконній обробці можуть створити ризик дискримінації, відповідно до умов, викладених у статті 6 Закону про захист персональних даних (KVK). Обробка персональних даних особливої категорії без явної згоди суб'єкта даних заборонена. Однак, за умови вжиття належних заходів безпеки, визначених Радою з питань захисту персональних даних (KVK), такі дані можуть оброблятися без явної згоди суб'єкта даних у наступних випадках:

1. Обробка персональних даних про стан здоров'я:

Персональні дані, що стосуються здоров'я, можуть оброблятися за наявності однієї з нижченаведених умов, за умови: (i) вжиття належних заходів, передбачених Міністерством охорони здоров'я, (ii) дотримання загальних принципів, (iii) дотримання зобов'язань щодо конфіденційності:

– Письмова явна згода суб'єкта персональних даних

– Захист громадського здоров'я

– Профілактична медицина

– Здійснення медичної діагностики, лікування та догляду,

– Планування та управління медичними послугами та їх фінансуванням

1. Обробка особливих категорій персональних даних, крім даних про стан здоров'я та статеве життя

Обробка даних у цьому контексті можлива за наявності явної згоди суб'єкта персональних даних або у випадках, передбачених законом.

5.3. Категоризація персональних даних, що обробляються нашою компанією

Категорії персональних даних, що обробляються Asdenar

5.3. Категоризація персональних даних, що обробляються нашою компанією

6. Забезпечення безпеки та конфіденційності персональних даних

Наша компанія, відповідно до статті 12 Закону про захист персональних даних (KVK), вживає всіх необхідних технічних та адміністративних заходів для забезпечення належного рівня безпеки з метою запобігання незаконній обробці та доступу до персональних даних, які вона обробляє, а також для забезпечення їх збереження.

6.1. Технічні заходи, вжиті для забезпечення законної обробки персональних даних та запобігання незаконному доступу

З метою захисту персональних даних Asdenar вжила всіх видів технічних та технологічних заходів безпеки та взяла персональні дані під захист від можливих ризиків.

З цією метою:

– вживаються технічні заходи в межах можливостей технологій,

– наймаються фахівці з технічних питань та/або залучаються зовнішні послуги з цих питань,

– регулярно проводяться перевірки виконання вжитих заходів,

– створюється необхідне програмне забезпечення та інфраструктура для забезпечення безпеки,

– обмежується доступ до даних, що обробляються в межах Asdenar,

– використовується програма резервного копіювання відповідно до законодавства для забезпечення безпечного зберігання персональних даних.

– Використовує програмне забезпечення, що включає системи захисту від вірусів.

6.2. Адміністративні заходи, вжиті для забезпечення законної обробки персональних даних та запобігання несанкціонованому доступу

– Навчання та підвищення обізнаності співробітників компанії щодо Закону про захист персональних даних (KVK),

– У випадках передачі персональних даних, забезпечення включення до договорів, укладених з отримувачами даних, положень про те, що сторона, яка отримує дані, забезпечуватиме їх безпеку,

– Визначення необхідних дій для дотримання Закону про захист персональних даних (KVK) та підготовка внутрішніх процедур для їх впровадження.

6.3. Заходи, що вживаються у разі незаконного розголошення персональних даних Заходи

У разі отримання персональних даних третіми особами незаконним шляхом, наша Компанія в найкоротші терміни повідомить про це відповідного суб'єкта даних та Раду з питань захисту персональних даних (KVK).

7. Цілі обробки та терміни зберігання персональних даних

7.1. Цілі обробки персональних даних

Персональні дані в нашій Компанії обробляються в рамках наступних цілей:

– Оформлення запитів на проведення випробувань від клієнтів та виконання цих випробувань,

– Здійснення процедур обліку акціонерів, визначення учасників загальних зборів та проведення реєстраційних дій,

– Здійснення процедур приймання товарів, внесення даних про матеріали та повідомлень до системи, відстеження закупівель товарів і послуг, відстеження транспортних компаній,

– Приймання замовлень клієнтів, заповнення клієнтами анкет оцінки якості,

– Відстеження клієнтів та внесення інформації про них до системи, проведення робіт з надання знижок за результатами діяльності клієнтів,

– Відстеження актів виконаних робіт субпідрядників, контроль платежів субпідрядникам, моніторинг субпідрядників,

– Перевірка підозрілих осіб, які є потенційними постачальниками,

– Реєстрація та аудит постачальників, збір документів для тендерів, проведення фінансового аналізу постачальників,

– Надання страхових та фінансових послуг, виконання необхідних процедур для забезпечення робочого процесу,

– Здійснення необхідних операцій для стягнення нашої дебіторської заборгованості, включаючи, але не обмежуючись, mail order,

– Виставлення рахунків за наші послуги та надсилання електронних рахунків-фактур на вказані вами адреси електронної пошти,

– Отримання технологічних послуг у сферах, які ми не надаємо безпосередньо та які не входять до нашої спеціалізації,

– Забезпечення фінансового узгодження щодо наших продуктів та послуг з нашими діловими партнерами та/або третіми особами,

– Здійснення процесів, пов'язаних із кандидатами на працевлаштування,

– Здійснення процесів, пов'язаних із кандидатами на стажування,

– Виконання/відстеження операцій з фінансової звітності та управління ризиками,

– Виконання/відстеження юридичних справ та операцій,

– Планування та проведення аудиторських заходів для забезпечення ведення діяльності відповідно до процедур нашої Компанії та чинного законодавства,

– Надання інформації уповноваженим органам та установам відповідно до вимог законодавства,

– Планування та реалізація заходів із корпоративної сталості.

– Здійснення заходів, спрямованих на захист репутації нашої компанії,

– Управління процесами розгляду запитів та скарг,

– Планування та виконання діяльності з корпоративного управління та комунікацій,

– Створення та ведення обліку відвідувачів,

– Контроль входу та виходу з робочих приміщень, а також збір відбитків пальців для забезпечення безпеки,

– Зберігання записів камер відеоспостереження для створення записів безпеки.

7.2. Терміни зберігання персональних даних

Наша компанія визначає, чи передбачено законодавством певний термін для зберігання персональних даних. Якщо відповідним законодавством встановлено термін, ми його дотримуємося; якщо термін не встановлено, ми зберігаємо персональні дані протягом часу, необхідного для цілей їх обробки. Після закінчення мети обробки персональних даних та/або після завершення термінів зберігання, визначених законодавством та/або нашою Компанією, дані можуть зберігатися лише з метою використання як доказів у можливих правових спорах, для реалізації прав, пов'язаних із персональними даними, або для забезпечення захисту. Наша Компанія не зберігає персональні дані з розрахунком на їх використання в майбутньому.

8. Видалення, знищення та анонімізація персональних даних

Відповідно до статті 7 Закону про захист персональних даних (KVK), незважаючи на те, що персональні дані були оброблені відповідно до законодавства, у разі зникнення підстав для їх обробки, вони видаляються, знищуються або знеособлюються нашою Компанією самостійно або за запитом суб'єкта персональних даних.

Процедури та принципи щодо цього питання будуть виконуватися відповідно до Закону про захист персональних даних (KVK) та підзаконних актів, що базуються на цьому Законі.

8.1. Методи видалення та знищення персональних даних

Персональні дані, що обробляються в нашій Компанії, відповідно до Положення про видалення, знищення або знеособлення персональних даних:

1. i) Зроблення персональних даних недоступними та непридатними для повторного використання відповідними користувачами (видалення персональних даних),
2. ii) Зроблення персональних даних недоступними, неможливими для відновлення та непридатними для повторного використання відповідними користувачами (знищення персональних даних),

З цією метою вони будуть безпечно видалені з фізичних систем.

8.2. Методи знеособлення персональних даних

Це означає приведення персональних даних у такий стан, за якого їх неможливо пов'язати з ідентифікованою або такою, що може бути ідентифікована, фізичною особою, навіть шляхом зіставлення з іншими даними. У межах Закону про захист персональних даних (KVK) та відповідного законодавства для знеособлення персональних даних будуть використовуватися безпечні методи, включаючи, але не обмежуючись: маскування, генерацію даних, використання псевдонімів та інші методи.

9. Треті особи, яким передаються персональні дані, та цілі передачі

Порядок та принципи передачі персональних даних регулюються статтями 8 та 9 Закону про захист персональних даних (KVK), згідно з якими персональні дані та персональні дані особливої категорії суб'єкта даних можуть передаватися третім особам як усередині країни, так і за її межами. Для виконання своїх послуг ваші персональні дані можуть оброблятися компанією Asdenar, включаючи, але не обмежуючись, випадками, передбаченими Законом та іншим законодавством, відповідними нормативно-правовими актами, розпорядженнями наглядових та регуляторних органів, а також вимогами державних органів.

9.1. Передача персональних даних у межах країни

Відповідно до статті 8 Закону про захист персональних даних (KVK), передача персональних даних у межах країни можлива за умови дотримання однієї з умов, зазначених у розділі 6 цієї Політики під назвою «Умови обробки персональних даних».

9.2. Передача персональних даних за кордон

Відповідно до статті 9 Закону про захист персональних даних (KVK), у разі передачі персональних даних за кордон, окрім дотримання умов для передачі всередині країни, вимагається наявність однієї з наступних обставин:

– Країна, до якої здійснюється передача, входить до переліку країн з належним рівнем захисту, оголошеного Радою з питань захисту персональних даних (KVK), або

– У разі відсутності належного рівня захисту в країні, до якої здійснюється передача, контролери даних у Туреччині та відповідній іноземній країні повинні надати письмове зобов'язання щодо забезпечення належного рівня захисту та отримати дозвіл від Ради з питань захисту персональних даних (KVK).

9.3. Групи осіб, яким наша Компанія передає персональні дані

Наша Компанія, відповідно до статей 8 та 9 Закону про захист персональних даних (KVK) та в межах цієї Політики, може передавати персональні дані суб'єктів даних зазначеним нижче групам осіб для визначених цілей:

10. Зобов'язання нашої Компанії щодо інформування

Відповідно до статті 10 Закону про захист персональних даних (KVK), наша Компанія зобов'язана інформувати суб'єктів персональних даних під час їх збору. У цьому контексті наша Компанія виконує зобов'язання щодо інформування з таких питань:

1. Найменування нашої Компанії як контролера даних,
2. Мета обробки персональних даних,
3. Кому та з якою метою можуть бути передані оброблені персональні дані,
4. Метод та правова підстава збору персональних даних,
5. Права суб'єкта персональних даних.
6. Права суб'єктів персональних даних та їх реалізація

Відповідно до статті 13 Закону про захист персональних даних (KVK), оцінка прав суб'єктів персональних даних та надання їм необхідної інформації здійснюється через «Форму звернення суб'єкта даних Asdenar» на додаток до цієї Політики. Суб'єкти персональних даних можуть надсилати нам свої скарги або запити щодо діяльності з обробки їхніх персональних даних відповідно до принципів, зазначених у відповідній формі.

11.1. Право на звернення

Відповідно до статті 11 Закону про захист персональних даних (KVK), будь-яка особа, чиї персональні дані обробляються, може звернутися до нашої Компанії з запитами щодо наступних питань, які стосуються її особисто:

1. Дізнатися, чи обробляються їхні персональні дані,
2. Запитувати інформацію про обробку персональних даних, якщо вони обробляються,
3. Дізнатися про мету обробки персональних даних та про те, чи використовуються вони відповідно до цієї мети,
4. Дізнатися про третіх осіб, яким передаються персональні дані в межах країни або за кордон,
5. Вимагати виправлення персональних даних у разі їх неповної або неправильної обробки, а також вимагати повідомлення про ці дії третіх осіб, яким були передані персональні дані,
6. вимагати видалення, знищення або анонімізації своїх персональних даних у разі зникнення підстав для їх обробки, а також вимагати повідомлення третіх осіб, яким були передані ці дані, про здійснені в межах цього процесу дії,
7. заперечувати проти результатів, що виникли внаслідок виключно автоматизованого аналізу персональних даних, якщо це призводить до негативних наслідків для суб'єкта даних,
8. вимагати відшкодування збитків у разі, якщо вони були завдані внаслідок незаконної обробки персональних даних.

11.2. Ситуації, що виходять за межі права на звернення

Відповідно до статті 28 Закону про захист персональних даних (KVK), суб'єкти персональних даних не зможуть реалізувати свої права у таких випадках:

1. обробка персональних даних фізичними особами виключно для особистих цілей або в межах діяльності, що стосується членів сім'ї, які проживають разом з ними, за умови, що дані не передаються третім особам і дотримуються вимоги щодо безпеки даних,
2. обробка персональних даних для цілей офіційної статистики, а також для досліджень, планування та статистичних цілей шляхом їх анонімізації.
3. обробка персональних даних для мистецьких, історичних, літературних чи наукових цілей або в межах свободи вираження поглядів, за умови, що це не порушує національну оборону, національну безпеку, громадську безпеку, громадський порядок, економічну безпеку, право на приватність або особисті права, а також не є правопорушенням.
4. обробка персональних даних у межах превентивних, захисних та розвідувальних заходів, що здійснюються державними установами та організаціями, уповноваженими законом на забезпечення національної оборони, національної безпеки, громадської безпеки, громадського порядку або економічної безпеки.
5. обробка персональних даних судовими органами або органами виконання покарань у зв'язку з розслідуванням, судовим переслідуванням, судовим розглядом або виконанням судових рішень.

Відповідно до пункту 2 статті 28 Закону про захист персональних даних (KVK), суб'єкти даних не зможуть реалізувати свої права, за винятком права вимагати відшкодування збитків:

1. необхідність обробки персональних даних для запобігання злочинам або для проведення розслідування злочинів.
2. обробка персональних даних, які були оприлюднені самим суб'єктом даних.
3. необхідність обробки персональних даних для виконання наглядових або регуляторних функцій, а також для дисциплінарних розслідувань чи судових переслідувань уповноваженими державними установами та професійними організаціями, що мають статус державних установ, на підставі наданих законом повноважень.
4. необхідність обробки персональних даних для захисту економічних та фінансових інтересів держави у питаннях бюджету, податків та фінансів.

11.3. Процедура надання відповіді

Відповідно до статті 13 Закону про захист персональних даних (KVK), наша Компанія розгляне запити, подані суб'єктом персональних даних, безкоштовно та в найкоротші терміни, залежно від характеру запиту, але не пізніше ніж протягом 30 (тридцяти) днів.

Запит суб'єкта персональних даних може бути відхилений у таких випадках:

1. порушення прав і свобод інших осіб,
2. вимагання непропорційних зусиль,
3. інформація є загальнодоступною,
4. порушення конфіденційності інших осіб,
5. наявність однієї з обставин, що виходять за межі сфери дії Закону про захист персональних даних (KVKK).
6. Діяльність з обробки персональних даних усередині компанії та діяльність з обробки даних на вебсайті

12.1. Відеоспостереження та сканування відбитків пальців у Компанії

З метою захисту інтересів нашої Компанії та забезпечення безпеки інших осіб, у приміщеннях нашої Компанії здійснюється відеоспостереження та сканування відбитків пальців.

Відповідно до положень Закону про захист персональних даних (KVKK), наша Компанія публікує цю Політику на своєму вебсайті щодо діяльності з відеоспостереження, а також розміщує повідомлення про ведення спостереження на входах до зон, де воно здійснюється.

Спостереження не проводиться в зонах, де це може призвести до втручання в приватне життя особи. Доступ до записів камер відеоспостереження мають лише обмежена кількість наших співробітників, а також, у разі потреби, працівники охоронної компанії, що є нашим постачальником послуг. Зазначені особи, які мають доступ до записів, підписують зобов'язання про конфіденційність, у якому підтверджують, що будуть захищати конфіденційність отриманих даних.

12.2. Вхід та вихід клієнтів/відвідувачів, які відвідують Компанію

Здійснюється діяльність з обробки персональних даних для відстеження входу та виходу гостей, які відвідують нашу Компанію. Під час отримання імені, прізвища, номера телефону, ідентифікаційного номера (TC Kimlik) та адреси електронної пошти осіб, що прибувають до нашої Компанії, ці дані обробляються виключно з цією метою та реєструються в системі обліку на фізичних носіях.

12.3. Відвідувачі вебсайту

Для того, щоб відвідувачі нашого вебсайту могли використовувати його відповідно до своїх цілей, а також для відображення персоналізованого контенту та здійснення онлайн-рекламної діяльності, їхні дії на сайті записуються за допомогою технічних засобів (наприклад, файлів cookie). Детальні пояснення щодо цієї діяльності нашої Компанії містяться в текстах Політики конфіденційності на нашому вебсайті.

Ця Політика може бути переглянута компанією Asdenar у разі виникнення такої необхідності. У разі внесення змін, найактуальніша версія Політики буде розміщена на вебсайті Компанії.

ASDENAR PROJE Müş. Mim. Müh. Tek. A.Ş.